ウェブベースのドキュメントツールを使っているか

Googleドキュメントをはじめとしたウェブベースのドキュメントツールはうまく使っているだろうか?これをうまく使いこなせれば、無駄なやり取りの削減、ひいては業務効率の向上につながるので、是非とも使いたい。

今日のウェブシステムやブラウザの機能の向上はこれまで以上に早くなっており、いままでデスクトップアプリで動かしていたものの多くはウェブ上で動くようになっていた。それだけであればデスクトップアプリと何が違うのということになるが、ウェブアプリではデスクトップアプリには無い特徴がある。

ウェブアプリでは基本的にデータはウェブ上に保存される。また、Googleドキュメントなどでは共有設定があり、必要に応じて第三者に読み込みのみまたは読み書きできるといったように柔軟に設定できる。

したがって、どの端末からでも基本的にアクセス可能、なおかつ必要に応じて第三者にリアルタイムで編集してもらうこともできるため、デスクトップアプリでありがちなタイムラグを削減することができる。

もっとも、セキュリティー上の懸念からなかなか理解が得られず、使いづらいという課題点もある。こればかりは致し方ない部分があるが、その点に関しては交渉が必要になってしまうのだろう。

課題点はあるものの、上手く使いこなせれば非常に便利なので、是非とも利用した方が良いだろう。

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